Wat hebben we gedaan?

De provinciearchivaris bij Het Utrechts Archief (HUA) heeft op basis van de Archiefwet 1995 twee wettelijke taken: toezicht houden op de informatiehuishouding bij de provinciale organisatie en haar samenwerkingsverbanden, en beheren van historische archieven die in de provinciale archiefbewaarplaats bewaard worden. Het beheer van de oudere archieven is belegd bij HUA; zie Verbonden Partijen. Dit beleidsdoel heeft verbinding met het programma’s Samenwerken & Dossiers en Wet open overheid (Woo), CIO Office en het strategisch informatiebeheer overleg (SIO) van de provincie. De beleidsdoelen van HUA voor de provincie zijn uitgewerkt in het meerjarenbeleidsplan van HUA voor 2021-2024.

Aantal documentatiecategorieën onder artikel 3.3 Wet open overheid, waarvoor de PU de procedures en voorzieningen gerealiseerd heeft om actief openbaar te publiceren.

Het zijn er twee meer geworden dan begroot.

Intern

Aantal teams dat de vernieuwde werkwijze voor het beheren en delen van provinciale informatie heeft doorgevoerd (aansluiting op Teams/SharePoint)

Intern

Activiteit:

Behaald

Planning:

Behaald

De contactfunctionaris voor de Wet open overheid (Woo) wordt in het eerste kwartaal van 2025 ingevuld. Er is in de tweede helft van 2024 gewerkt aan een interne communicatiecampagne die in het eerste kwartaal van 2025 wordt gelanceerd. Veel Woo-informatie wordt inmiddels gepubliceerd via de website.
In april 2024 is het kwaliteitssysteem informatiebeheer vastgesteld. Er zijn pilot-nulmetingen uitgevoerd in overleg met het strategisch informatieoverleg (SIO) en de archivaris. Na goedkeuring is gestart met formele implementatie van het kwaliteitssysteem. Bij 58 teams/programma's is de nulmeting afgenomen en wordt gewerkt aan betere bewustwording van het belang van informatiebeheer voor zowel medewerkers als teamleiders. Hierover wordt een jaarverslag gemaakt, als bijlage bij het jaarverslag van de archivaris aan het bestuur. In het laatste kwartaal was een plan in ontwikkeling voor het inlopen van de achterstanden in vernietiging, vervanging en overbrenging.
Eind 2024 werd de hernieuwde aanbesteding afgerond voor het archiveren van de provinciale websites. Er is een impactanalyse met Het Utrechts Archief uitgevoerd om in kaart te brengen wat er nodig is voor overbrenging van digitaal archief op het gebied van organisatie, inhoud en techniek. Deze resultaten worden in een rapport bijeengebracht in eerste kwartaal 2025.

Resultaat:

Deels behaald

In 2024 hebben experts binnen de provincie kwaliteitstoetsen uitgevoerd op onze informatiehuishouding. Daar gaan we komende jaren mee door, zodat we voor de hele organisatie in beeld krijgen welke risico’s we lopen als het niet op orde is. Hiervoor hebben we het ‘Kwaliteitssysteem informatiebeheer’ vastgesteld. Betere informatiehuishouding zorgt er ook voor dat we beter voldoen aan de Wet open overheid. De provinciearchivaris gaat komende jaren als toezichthouder volgen of de adviezen van die kwaliteitstoetsen goed worden opgevolgd.