De provincie Utrecht heeft in 2024 de financiële verordening aangepast.
De belangrijkste aanpassingen wat betreft de RMV betreffen:
- De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door PS is geautoriseerd;
- In het kader van financiële rechtmatigheid is het tijdig als afwijkingen van baten en onderschrijdingen van lasten ten opzichte van de begroting volgens het laatste P&C-product worden gemeld in P&C-producten gedurende het jaar of bij de jaarstukken;
- Lasten- en kredietoverschrijdingen en eventuele niet tijdig gemelde andere afwijkingen zijn onrechtmatig maar, worden als acceptabel/passend binnen het bestaande beleid aangemerkt in de volgende situaties:
- Er is sprake van een overschrijding van lasten die past binnen het bestaande beleid maar wordt veroorzaakt door een feit dat zich voordoet op een moment dat er geen begrotingswijziging meer kan worden vastgesteld;
- Er is sprake van een afwijking van baten en lasten die betrekking heeft op een beleidsdoel waarvoor een egalisatiereserve is gevormd. Bij de vorming van egalisatiereserves heeft PS al het mandaat verstrekt voor mogelijke afwijkingen ten opzichte van de begroting.
- Geconstateerd misbruik waarbij het misbruik en oneigenlijk gebruik-beleid juist is uitgevoerd en op een getrouwe wijze is verwerkt in de jaarrekening, wordt niet betrokken bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.
Door Provinciale Staten (PS) zijn in de financiële verordening grensbedragen vastgesteld voor het rapporteren over onrechtmatigheden. Voor de verantwoordingsgrens is dat € 6,2 miljoen (1% van de lasten inclusief dotaties aan de reserves) en voor de rapportagegrens € 250.000. Dit laatste betekent dat onrechtmatigheden vanaf € 250.000 worden gerapporteerd.
In de RMV licht het college van GS alle afwijkingen toe voor zover die leiden tot een overschrijding van de verantwoordingsgrens van 1%. Afwijkingen kunnen op meerdere manieren aan het licht komen; a) uit de Interne Controle (1e lijn binnen het team van het desbetreffende proces), b) uit de Verbijzonderde Interne Controles (2e lijn door team AO/IC) en c) vanuit in de dagelijkse praktijk geconstateerde gevallen van vermoedens van onrechtmatigheid, geuit door medewerkers zelf (1e lijn). Dit betreft voornamelijk bevindingen van inkoopmedewerkers. Al deze afwijkingen worden bijgehouden in de afwijkingenadministratie.
Bevindingen
Het college van GS stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties voor wat betreft begrotingsrechtmatigheid die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 17,6 miljoen bedraagt.
Daarvan is € 14,3 miljoen aan afwijkingen als acceptabel gekwalificeerd op basis van door Provinciale Staten vastgestelde afspraken in de financiële verordening. Het resterende bedrag van € 3,3 miljoen is gekwalificeerd als niet acceptabele onrechtmatigheden. De meest significante bevindingen kwamen met name voort uit onrechtmatigheden ten aanzien van begrotingsonrechtmatigheden (€ 1,7 miljoen) en EU-aanbestedingen (€ 1,6 miljoen).
Totaaloverzicht
De totaal geconstateerde afwijkingen betreffen:
Begrotingscriterium (in miljoenen €) | 2024 | 2025 |
|---|---|---|
1a. Overschrijding lasten op beleidsdoelniveau (door PS vastgesteld autorisatieniveau) | 15,5 | 8,6 |
1b. Overschrijding investeringsbudgetten (-kredieten) | 0,5 | 0,4 |
2. Ongeautoriseerde reservemutaties | 0 | 0 |
3.Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan PS zijn gemeld (conform financiële verordening). | 0 | 20,3 |
Totaal begrotingsonrechtmatigheden | 16 | 29,3 |
4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid zoals genoemd in de financiële verordening 2024. | 14,3 | 8,6 |
De niet – acceptabele begrotingsonrechtmatigheden | 1,7 | 20,7 |
Voorwaardencriterium | ||
5. Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed | 1,6 | 0,6 |
M&O criterium | ||
6. Geen bevindingen | 0 | 0 |
Totaal Onrechtmatigheden (totaal begroting +voorwaarden + M&O) | 17,6 | 29,9 |
Waarvan acceptabel (4a) | 14,3 | 8,6 |
Waarvan niet‐acceptabel (4b + 5) | 3,3 | 21,3 |
De afwijking in 2024 t.o.v. 2023 komt vooral door de aanpassing van de financiële verordening waarbij het tijdstip (3) van melden ook in de jaarrekening als tijdig wordt beschouwd.
Totale onrechtmatigheden
In het overzicht hieronder wordt een toelichting gegeven op alle afwijkingen die uitkomen boven de rapportagegrens. Afwijkingen boven de rapportagegrens betreffen alle geconstateerde onrechtmatigheden
in 2024 groter dan € 250.000 per individueel dossier.
Afwijkingen administratie | Aantal | Aantal |
|---|---|---|
a. EU aanbesteding-onrechtmatigheden | 2 | 0 |
b. Deelwaarneming VIC 2024 | 0 | 0 |
c. Begrotingsonrechtmatigheid (Exploitatiebegroting) | 2 | 0 |
d.Begrotingsonrechtmatigheid (Investeringskredieten) | 1 | 0 |
Begrotingscriterium
Op beleidsdoelniveau heeft een overschrijding van de lasten plaatsgevonden voor een totaalbedrag van € 16 miljoen (zie 1a en 1b). Van bovenstaande is € 14,3 miljoen acceptabel en € 1,7 miljoen niet-acceptabel. (zie 4).
De afwijkingen zijn getoetst aan onze financiële verordening waarin PS heeft vastgelegd wat geaccepteerde afwijkingen zijn.
Lasten- en kredietoverschrijdingen en eventuele niet tijdig gemelde andere afwijkingen zijn onrechtmatig maar, worden als acceptabel/passend aangemerkt in de volgende situaties:
a. Er is sprake van een overschrijding van lasten welke past binnen het bestaande beleid maar wordt veroorzaakt door een feit/gebeurtenis dat zich voordoet op een moment dat er geen begrotingswijziging meer kan worden vastgesteld.
b. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
c. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
d. Er is sprake van een afwijking van baten en lasten die betrekking heeft op een beleidsdoel waarvoor een egalisatiereserve is gevormd. Bij de vorming van egalisatiereserves is door Provinciale Staten reeds het mandaat verstrekt voor mogelijke afwijkingen ten opzichte van de begroting.
Toelichting van de acceptabele afwijkingen > € 250.000 is hieronder gespecificeerd in miljoenen:
Betreft | Progr. | Cat. | Bedrag |
|---|---|---|---|
1. Sinds de uitbraak van de Oekraïne-crisis lag de coördinatie van de opvang van Oekraïense ontheemden bij de veiligheidsregio’s. Per 2024 is deze verantwoordelijkheid overgedragen aan de Provinciale Regietafel Utrecht en daarmee aan Provincie Utrecht. Hier tegenover staan inkomsten van het Rijk. | 1 | B | 9,8 |
2. Hogere lasten door een dotatie aan Voorziening grond als gevolg van het opvangen van een lagere waardering. Deze was niet bekend bij het opstellen van de Slotwijziging 2024. | 2 | A | 0,4 |
3. Hogere lasten bij project Voorveldse polder als gevolg wijziging BTW regime en kavelruil Kromme Rijn Oost. Deze was niet bekend bij het opstellen van de Slotwijziging 2024. | 2 | A | 0,3 |
4. Hogere lasten als gevolg van doorberekende lasten Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) in het kader van het voorbereiden van het beschikken EU subsidies gemeenschappelijk landbouwbeleid. Deze was niet bekend bij het opstellen van de Slotwijziging 2024. | 2 | A | 0,4 |
5. Betreft de mutatie voorziening grondwaterheffing waar inkomsten tegenover staan. | 3 | B | 0,9 |
6. Bij de Slotwijziging hadden we aangegeven te verwachten dat het niet zou lukken om alle subsidie aanvragen met betrekking tot de OV concessies ook te beschikken in 2024. Een deel hiervan is alsnog beschikt in 2024, waaronder een deel van de Bikker gelden en de Krul gelden. Deze gelden worden verrekend met de reserve OV concessies. | 6 | A | 1 |
7. Dotatie voorziening pensioenen GS leden na ontvangst actualisatie APG zoals gemeld in de slotwijziging 2024. | 9 | A | 1,3 |
Overige onrechtmatigheden < € 250.000 | 0,2 | ||
Totaal | 14,3 |
Op hoofdlijnen zijn de niet-acceptabele afwijkingen > € 250.000 hieronder gespecificeerd in miljoenen.
Betreft | Progr. | Bedrag |
|---|---|---|
1. Bij Natuur Netwerk Nederland (NNN) zijn hogere lasten door extra inhuur als gevolg van moeilijk in te vullen vacatures, extra vraag naar werkzaamheden en niet geraamde pachtlasten. | 2 | 0,9 |
2. Bij het krediet voor Hybride werken (AV middelen) is de overschrijding ontstaan vanwege hogere uitgaven voor de vergadersets dan verwacht. | 10 | 0,3 |
Overige onrechtmatigheden < € 250.000 | 0,5 | |
Totaal | 1,7 |
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting ten opzichte van de begroting volgens het laatste P&C-product over dat boekjaar, als onrechtmatig wordt beschouwd indien deze niet tijdig is gemeld. In het kader van financiële rechtmatigheid is het tijdig als wijzigingen ten opzichte van de begroting volgens het laatste P&C-product over dat boekjaar worden gemeld in P&C-producten gedurende het jaar of bij de jaarstukken. Lasten- en kredietoverschrijdingen zijn echter altijd onrechtmatig.
Voor een uitgebreide analyse van de overige afwijkingen verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.6 van de jaarrekening.
Voorwaardencriterium
Uit de VIC-werkzaamheden over 2024 zijn enkele onrechtmatigheden (fouten) aan het licht gekomen, die achteraf hersteld zijn. Aanvankelijk bleek dat niet het juiste mandaat voor inkoop en/of aanbestedingen gevolgd was, achteraf heeft alsnog mandaat van voldoende niveau ingestemd.
Hieronder hebben wij de belangrijkste conclusies opgenomen met betrekking tot de VIC werkzaamheden 2024.
EU-aanbestedingen
De VIC werkzaamheden voor de EU-aanbestedingen omvatten enerzijds het zelf uitvoeren van VIC werkzaamheden op EU-aanbestedingsdossiers en anderzijds het reviewen van aanbestedingsdossiers die door Juristen van de provincie Utrecht zijn getoetst. De eventuele onduidelijkheden en onrechtmatigheden zijn verwerkt in de Afwijkingenadministratie.
Op basis van bovenstaande werkzaamheden zijn met betrekking tot 2024 een 8-tal dossiers voor een totaalbedrag van € 1,6 miljoen onrechtmatig bevonden, waarvan 4 dossiers doorwerken uit 2023. Gebleken is dat in meerdere dossiers door de ambtelijke organisatie de eigen procedureregels niet volledig zijn opgevolgd. Dit heeft daardoor in enkele gevallen geleid tot (juridische) onrechtmatigheid. De provincie zal extra inzet plegen om dergelijke onnodige onrechtmatigheden in de toekomst te helpen voorkomen.
Voldoen aan mandaatbesluit
Uit de VIC-werkzaamheden zijn een aantal onrechtmatigheden naar voren gekomen, waarbij contracten en overeenkomsten door medewerkers zijn ondertekend met onvoldoende mandaat. Deze dossiers zijn met de proceseigenaar besproken en inmiddels door de betreffende afdeling(en)/team(s) hersteld door de overeenkomsten achteraf door de juiste gemandateerde (met de juiste rechten) te laten tekenen dan wel zijn acties uitgezet om dit alsnog te herstellen.
Inkopen/crediteuren, Subsidies en Personeel
De facto zijn bij deze onderdelen geen onduidelijke dan wel onrechtmatige dossiers aangetroffen.
Op hoofdlijnen zijn de niet-acceptabele afwijkingen > € 250.000 hieronder gespecificeerd in miljoenen.
Betreft | Bedrag |
|---|---|
1. Ten behoeve van een meerjarige opdracht is een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure gevolg. Omdat in 2024 het drempelbedrag overschreden is, had een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd moeten worden. | 0,3 |
2. Werkzaamheden aan het Merwedekanaal worden uitgevoerd door medewerkers van PZH; dit is niet aanbesteed. | 0,8 |
Overige onrechtmatigheden < € 250.000 | 0,5 |
Totaal | 1,6 |
M&O Criterium
Uit het voorgaande totaaloverzicht blijkt dat er geen onrechtmatigheden noch onduidelijkheden op basis van het M&O Criterium zijn aangetroffen. Derhalve behoeft dit criterium geen nadere toelichting.
Verbetermaatregelen Gedeputeerde Staten
Zoals reeds hierboven vermeld, wil het college van GS leren van de gesignaleerde afwijkingen en daartoe verbeteringen doorvoeren waarmee soortgelijke afwijkingen in de toekomst kunnen worden voorkomen.