Een sterke interne organisatie ondersteunt ons bij het realiseren van onze provinciale doelen. De afgelopen jaren is daarom geïnvesteerd en ingezet op het verbeteren van de bedrijfsvoering. Hier was ambtelijk en bestuurlijk (GS en PS) veel behoefte aan. Zo is er een kwaliteitsimpuls gegeven aan de financiële huishouding (Versterken Financiële Functie), geïnvesteerd in de digitale afhandeling van subsidies en koppeling aan het financiële systeem (BV Beter), invoeren E-HRM tool (AFAS) ter verbetering en digitalisering van processen. Systeemimplementaties, optimalisaties en processen verbeteren blijven belangrijk. En in 2024 stond de implementatie van het nieuwe financiële systeem (SAP4HANA) centraal. Daarnaast is als organisatie bijgedragen aan maatschappelijke doelstellingen door maatregelen te nemen en een nieuw klimaataanpak interne organisatie op te stellen voor het reduceren van onze co2 uitstoot. Ook zijn er voorstellen in de maak om onze panden te verduurzamen en hebben we in 2024 de opvang van ontheemden uit Oekraïne gefaciliteerd.
Verduurzaming vastgoed en organisatie
Voor de verduurzaming van het provinciale vastgoed zijn concrete stappen gemaakt. Voor het ontwerp van het Huis voor de Provincie is het voorkeursscenario voor de verduurzaming opgeleverd en de mogelijkheden voor een toekomstige perceelontwikkeling zijn inzichtelijk gemaakt. Op locatie Paushuize zijn renovaties uitgevoerd om de inrichting meer in oorspronkelijke staat terug te brengen. Ook zijn er zonnepanelen geplaatst om het Rijksmonument nog duurzamer te maken.
Onder de noemer Provincie als Voorbeeld, hebben we hard gewerkt aan drie projecten waar het meeste CO2 kan worden bespaard. Er is veel aandacht besteed aan afvalscheiding en opslag van data, de samenwerking met de Hub Oost is verder opgezet en duurzaamheid is als uitgangspunt meegenomen in de Visie op Informatievoorziening en Digitalisering. Tevens is er een uitvoeringsplan gemaakt voor het verder verduurzamen van het woon-werkverkeer. Dit in samenspraak gedaan met de medewerkers. Zo konden medewerkers twee weken een e-bike proberen, om te kijken of dit een goed alternatief is voor de auto in het kader van reizen naar het werk.
De 15e en 18e verdieping van het Provinciehuis zijn aangepast conform de uitgangspunten voor het nieuwe werken en de inrichting is volgens de huisstijl van de organisatie ingericht. Daarnaast is er een inventarisatie gestart voor de renovatie van de begane grond en 1e verdieping. De laagbouw moet in de toekomst voorzien in de benodigdheden voor het nieuwe werken en beter aansluiten bij de wens om als organisatie open, transparant en toegankelijk te zijn.
In 2024 zijn er diverse activiteiten uitgevoerd ter verdere ontwikkeling en borging van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Diversiteit en inclusie zijn bijvoorbeeld geïntegreerd in de sjablonen van de leidraden en overeenkomsten. Er zijn ook werksessies georganiseerd over diversiteit en inclusie, circulariteit en klimaatmitigatie. De MVOI-criteria tool is in het inkoopproces opgenomen, met voorschriften voor de toepassing van basis minimumeisen bij inkopen. En het MVOI-Dashboard voor de overeenkomsten is verder doorontwikkeld en wordt continu geactualiseerd.
Mens en organisatie
De organisatie van de provincie is de afgelopen jaren aanzienlijk gegroeid door een toename van grote opgaven. De veranderende arbeidsmarkt vroeg om een integrale benadering van duurzame inzetbaarheid. We hebben niet alleen gekeken naar de instroom van nieuwe collega’s, maar ook naar hoe we onze medewerkers gezond, gelukkig en bekwaam aan het werk kunnen houden. Leren en ontwikkelen van medewerkers blijft een belangrijk aandachtspunt. We bieden jaarlijks diverse trainingen en ontwikkelprogramma’s aan en stimuleren medewerkers om deel te nemen aan dit leeraanbod. Het faciliteren van hybride werken draagt eraan bij dat we een aantrekkelijke werkgever blijven. We hebben geïnvesteerd in de technologie (onder andere vergadertechnologie) en infrastructuur om dit verder te verbeteren in onze panden.
Het verbinden en laten groeien van medewerkers, de schaarse arbeidsmarkt en de komende pensioneringsgolf blijven onze aandacht vragen. Daarom hebben we ingezet op duurzame inzetbaarheid, vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid van werkgever en medewerker. Het is essentieel dat medewerkers fit en vitaal zijn in hun werk en privéleven, zodat we onze doelen kunnen blijven realiseren. Daarnaast ondersteunen we medewerkers in een veilige en gezonde werkomgeving door het aanbieden van programma’s op het gebied van vitaliteit en gezondheid. We zorgen ervoor dat medewerkers zich gewaardeerd en gelijk behandeld voelen en moedigen een cultuur van inclusiviteit en respect aan. Door te investeren in de gezondheid, tevredenheid en ontwikkeling van onze medewerkers, blijven we een aantrekkelijke werkgever in een veranderende arbeidsmarkt.
In 2024 hebben we via een Statenbrief, met de titel Staat van de Organisatie, PS geïnformeerd. Het bestaat uit een feitelijke weergave met kerncijfers over de organisatie. Daarbij wordt kort stilgestaan welke ontwikkelingen daar invloed op hebben gehad en wat de koers is die is en wordt ingezet. De volgende thema’s komend aan bod; personeelsbestand, in-, door- en uitstroom, opleiding en ontwikkeling, gezondheid en welzijn, organisatie in ontwikkeling. Met dit document beogen we ook bij te dragen aan de benodigde informatie waarmee GS en PS het ‘goede gesprek’ kunnen voeren over bestuurlijke ambities en besluiten en (de impact op) de staat van de ambtelijke organisatie. In lijn met de ambities van de datastrategie (2024-2026) van de organisatie, hebben wij de ambitie om de (data van de) Staat van de Organisatie (in afstemming met de Staten) in de komende jaren verder te verfijnen naar een informatief instrument voor de Staten.
Aanbesteding en inkoop
Sinds 2024 wordt er jaarlijks een evaluatie opgesteld voor Provinciale Staten over de afhandeling van aanbestedingsklachten door het provinciale Klachtenloket. En de werking van het inkoopbeleid wordt nauwlettend gemonitord. Dit heeft voor 2024 geleid tot enkele kleine aanpassingen in de ‘Werkwijze van inkoop- en aanbestedingsproces, flankerend aan het Inkoop- en aanbestedingsbeleid provincie Utrecht 2022’. Ook ten aanzien van de afwijkingen van het Inkoopbeleid (aantal, reden, actiepunten) wordt er per 2024 jaarlijks een analyse opgesteld voor de directie. Tot slot is de samenwerking met interprovinciale partners, koepelorganisaties en het Rijk geïntensiveerd.
Daarnaast zijn de voorbereidingen in 2024 getroffen voor de aanschaf van een (nieuw) contractbeheer/managementsysteem. Eerst met het uitvoeren van een marktverkenning, gevolgd door een marktconsultatie. Na afronding van de consultatie wordt begin 2025 de aanbesteding gepubliceerd.
Verbetering P&C-cyclus
De P&C-producten zijn ook in 2024 tijdig afgerond.
Het initiatiefvoorstel vanuit de commissie Janssen is in juni 2024 door PS vastgesteld en uitgewerkt voor P&C-cyclus van 2025. De programmabegroting is daarmee het eerste product wat in lijn is met dit advies. Ook is de communicatie bij de P&C-producten geëvalueerd en opnieuw ingericht voor 2025. Eveneens is de planning voor 2025 herijkt op basis van de nieuwe cyclus en het nieuwe vergaderschema van de Staten. Het financiële systeem SAP/4 HANA is in 2024 live gegaan en de nazorgfase is afgerond. In 2025 zal de software verder geoptimaliseerd worden, evenals de realtime rapportages.
Het Programma Versterken Financiële Keten 2024-2026 (VFK) is gestart in april 2024. In het kader van VFK zijn in 2024 de volgende projecten uitgevoerd dan wel verbeteringen doorgevoerd: de jaarrekening, rapportages, systemen, de P&C-Cyclus en trainingen (waaronder kennis over de BBV) zijn gegeven aan de organisatie.
Fraude
Wij worden gefinancierd met publieke middelen. En wij hebben de taak het geld doelmatig, doelgericht en rechtmatig te besteden. Medewerkers (eigen en ingehuurd) dienen integer te handelen. En fraude is verboden en moet worden voorkomen. Wij hanteren als definitie voor fraude “een opzettelijke handeling door 1 of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen”.
We stellen 1 keer per jaar een (concernbrede) frauderisicoanalyse op. Daarin geven we inzicht in de relevante processen waar fraude kan worden gepleegd. Daarin staan:
- de risico’s die we hebben gesignaleerd;
- de beheersmaatregelen die we hebben getroffen;
- of de beheersmaatregelen werken.
Deze risicoanalyse wordt besproken met de risico-eigenaren of risicobeheerder. En er vindt afstemming plaats met de verantwoordelijken voor het uitvoeren van de beheersmaatregelen. De risico’s zijn opgenomen in ons risicobeheersingssysteem.
Het inschatten van de kans keer de impact van frauderisico’s is geen eenvoudige zaak. Over 2024 is de top drie hetzelfde gebleven als voorgaand jaar. Het zijn risico's (na beheersing) op het gebied van inkoop, betalings- en personeelsproces:
- Inkoop: Het risico dat de bestelling van de goederen en of diensten niet onafhankelijk plaatsvindt. Of dat er een schijn van belangenverstrengeling ontstaat.
- Betaling personeelsproces: Het risico dat niet-gemaakte kosten bewust worden gedeclareerd. En/of het risico dat privé-uitgaven worden gedeclareerd.
- Inkoop- en betalingsproces: Het risico dat facturen bewust worden geautoriseerd waarvoor geen overeenstemming is tussen de factuur en de voor de provincie geleverde prestaties.
Ten aanzien van beheersmaatregelen kan het volgende worden gezegd: er zijn preventieve, detectieve en repressieve beheersmaatregelen. Voorbeelden van preventieve beheersmaatregelen zijn dat (interne en ingehuurde) medewerkers verklaringen afleggen op het gebied van integriteit (ambtseed, VOG, integriteitsverklaring). Er zijn meer specifieke detectieve maatregelen op het gebied van inkoop genomen bij het aangaan van verplichtingen en het betaalproces.
Wordt er fraude geconstateerd? Dan treedt het frauderesponsplan in werking (repressieve maatregel). Daarbovenop is er een onregelmatigheden overleg ingesteld. Daarin worden casussen en signalen over onder andere fraude worden besproken. Ten aanzien van het afgelopen jaar is vastgesteld dat er geen fraude gevallen te melden zijn.