Wat hebben we gedaan?

Het doorontwikkelen van de planning-en-controlcyclus en het kwalitatief verbeteren van de P&C-producten is een continu proces. Alle domeinen staan voor de opdracht om realistisch te begroten, volgens de aangenomen motie Wijntjes, waardoor onderbesteding wordt teruggedrongen en beoogde doelen worden gehaald binnen de gestelde begroting.

De P&C-producten zijn in 2024 tijdig afgerond en opnieuw herijkt samen met de FAC vanuit de Commissie Janssen. Het initiatiefvoorstel vanuit de commissie Janssen is in juni 2024 door PS vastgesteld en uitgewerkt voor de cyclus van 2025. De programmabegroting is daarmee het eerste product wat in lijn is met dit advies. Tevens is de planning voor 2025 herijkt op basis van de nieuwe cyclus en het nieuwe vergaderschema van de Staten. Bovendien is de communicatie bij de P&C-producten geëvalueerd en opnieuw ingericht voor 2025. In 2024 is SAP/4 HANA live gegaan en de nazorgfase is afgerond. In 2025 zal de software verder geoptimaliseerd worden evenals realtime rapportages.

Afgehandelde subsidieaanvragen binnen 13 weken.

Cluster Subsidies heeft in afstemming met de beleidsafdelingen extra capaciteit ingezet om nieuwe aanvragen binnen de geldende termijnen te kunnen afhandelen. Dit heeft erin geresulteerd dat 60% van de nieuwe aanvragen is afgehandeld binnen de wettelijke termijn. Daarmee is er sprake van een stijgende lijn.  

Verder zijn de opgelopen achterstanden geanalyseerd en aangepakt. De rapportage over de terugloop van het aantal achterstandsdossiers wordt maandelijks gedeeld met betreffende gedeputeerde. PS zal uiterlijk 1 september 2025 via de reguliere P&C-producten worden geïnformeerd over de voortgang.

Subsidieregistratie systeem (SRS)

Het percentage van de leveranciers waarmee een verwerkingsovereenkomst is gesloten over het gebruik van data. Het zijn overeenkomsten tussen provincie en andere partijen, die onze (persoons)gegevens verwerken voor een bepaald doel, zoals wegenbelasting of salarisverwerking.

Er zijn 71 verwerkers in het register opgenomen. Met 70 daarvan is een verwerkingsovereenkomst afgesloten.

Rapportage AVG

Meer verwerkt dan begroot, ondanks dat het percentage iets lager ligt ten opzichte van 2023. Dit komt door overstap naar nieuw financieel systeem, waarbij de eerste maanden het verwerken van facturen nog geoptimaliseerd moest worden.

SAP en Power BI

Activiteit:

Behaald

Planning:

Behaald

Eventuele toelichting (afhankelijk van voortgang activiteit en planning) is opgenomen bij meerjarendoel 10.2.1, volgens inrichting van de programmabegroting 2024.

Resultaat:

Activiteit:

Behaald

Planning:

Behaald

Zoals gemeld in de programmabegroting zijn er in het jaar 2024 geen nieuwe acties ingezet op dit thema.

Resultaat:

Activiteit:

Niet behaald

Planning:

Niet behaald

Om de afhandeling vlotter te laten verlopen heeft het cluster Subsidies een gericht plan van aanpak opgesteld, waarbij opgelopen achterstanden fasegewijs worden ingehaald. Nieuwe aanvragen zijn, zoveel mogelijk, binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Daarnaast is een project in voorbereiding met als doel dat de digitale subsidieaanvragen direct kunnen worden ingelezen in het subsidiesysteem, zodat aanvragen sneller in behandeling kunnen worden genomen.  

Een aantal wijzigingen in de Algemene subsidieverordening provincie Utrecht 2022 (besluit PS: 13-11-2024) waren nodig om het subsidieproces verder te optimaliseren. In 2025 treden de wijzigingen in werking. Daarnaast is een subsidiekalender opgesteld en een inzetplanning voor 2025. De verbeteringen moeten in 2025 leiden tot een significante stijging van het percentage. Tevens willen we de achterstanden op dossiers verder beperken en voorkomen dat we opnieuw achterstanden gaan oplopen. Het effect dat we hiermee willen bereiken is dat we zowel voor interne collega’s als externe partners meer betrouwbaar zijn en grip hebben op de uitvoering van subsidiedossiers. Hiermee werken we toe naar een structurele oplossing om de huidige werkwijze te verbeteren: een toets aan de voorkant of de gevraagde uitvoeringscapaciteit voor regelingen en openstelling daarvan beschikbaar is.

Resultaat:

Activiteit:

Behaald

Planning:

Behaald

De toelichting op dit meerjarendoel is tekstueel verwerkt in paragraaf 3.5 Bedrijfsvoering van deze jaarrekening.

Resultaat:

Activiteit:

Behaald

Planning:

Deels behaald

Medewerkers kunnen met hun (advies)vragen terecht het bij de loketten van Informatieveiligheid en Privacy. Adviezen kunnen leiden tot Quick Scans, risicoanalyses, Data Protectie Impact Assessments (DPIA) of het opstellen van verwerkersovereenkomsten of andere soorten (gegevensdelings)overeenkomsten. Vanuit Informatieveiligheid en Privacy zijn er gezamenlijke opleidings- en awarenessactiviteiten uitgevoerd. Belangrijk onderdeel hiervan is de e-learningmodule.

In 2024 zijn er 27 datalekken gemeld. Awareness rondom datalekken (hoe te voorkomen en wat te doen als er toch een datalek is) komt jaarlijks terug. Verder is er vanuit informatieveiligheid gewerkt aan maatregelen uit Baseline Informatiebeveiliging Overheid 2.0 en de Network and Information Security directive (NIS2) die beiden in 2025 van kracht zullen worden. Deze maatregelen vragen continu aandacht. Vanuit privacy lag de focus op verdere groei van het privacy volwassenheidsniveau.

Resultaat:

Activiteit:

Deels behaald

Planning:

Deels behaald

In 2024 is een start gemaakt met het uitwerken van een programma voor een toekomstbestendig IT-fundament. Door wisseling van projectmanagers en beperkte beschikbare capaciteit lopen we achter op de planning.

Resultaat: